【Excel攻略】列や行を折りたたむためのグループ化機能の使い方とは?




こんにちは、ネコ好きフリーランスエンジニアのSiroです。

皆さんは、Excelを使っていますか?

スマホ時代といわれている今、社会人になってから本格的にExcelを使う方も多いのではないでしょうか?

エンジニアでも、要件定義書、設計書、テスト仕様書、議事録、ナレッジ共有資料などExcelを使って資料をまとめることは少なくないですよね。

ただ、Excelは機能が多すぎるかつ何から勉強していいかわからないことも多いのでは?

そこで今回から、Excelでおすすめな機能、覚えておくと便利な機能を紹介してくことにしました!

今回は、「グループ化」に特化して、解説します!

こんな人におすすめ
  • これからExcelを使いこなしていきたい方
  • Excelでデータを見たり資料を触るケースが多い方
  • 事務力を上げたい方

エクセルのグループ化機能とは?

グループ化機能とは、行または列の表示/非表示を選択することができるようにする機能です。

例えば、次のように不要な情報を折りたたんで一時的に隠すことができます。

・たまーに見たいけど、普段は見る必要がない行や列
・詳細データを一時的に隠して合計データのみ見たいとき

なんかによく使います。

あらかじめ設定さえしておけば、表示/非表示をクリックだけで変えることができるので、データを絞って作業したいときに便利ですね。

グループ化の基本的な使い方とは?

それでは、具体的な使い方について説明します!

グループ化設定方法

まずは、グループ化方法について説明します。

1. グループ化したい行(または列)を選択する

2. 「データ」タブの「アウトライン」にある「グループ化」をクリックする

これでグループ化ができました。

グループ化すると画面の左に「-」と「-」に続く線が表示されていますよね。

これがグループ化機能が使われている証拠です。

こちらをクリックすることで、グループ化された行を非表示にすることができます。

クリック前

クリック後

非表示にすると、「-」になっていた部分が「+」になり、行が非表示となります。

この「+」を再度クリックすることで、再表示することができるわけですね。

上の行にグループ化したい場合の方法

ただ、先ほどの例では部署1の詳細データとしてグループ化したにもかかわらず、「-」の位置が部署2に来ていると思います。

最初の設定で行でグループ化した場合は下、列でグループ化した場合は右に来るよう設定されているからなんですね。

この場合、アウトラインの設定を変えることで変更することができます。

変更方法は次の手順です。

1. データタブ → アウトラインの右下にある矢印ボタンをクリック

2. 集計行または列の位置にある「詳細データの下」のチェックを外す

3. 変更されていることを確認する

これで、正しい位置に「-」を表示することができました。

ただ、この設定をしなくても表示/非表示さえできればそれでいいのでは?と思った方もいると思います。

確かに、単純に1階層のみ行列を非表示にすることだけが目的であれば、そこまで意識する必要はありません。

しかし、グループ化は複数階層にわたってすることができ、複数階層でグループ化する場合に表示がおかしくなってしまいます。

こちらは、本部単位でグループ化を行ったときの例です。

部署4の詳細データの「-」が表示されず、折りたためないようになっています。

本部単位で折りたたみしたアウトラインの位置と、部署4の詳細データの折りたたみ位置が同じためまとまってしまったわけですね。

こういったケースを避けるためにも、アウトラインの位置が上に来る必要がある場合は設定を直してみてくださいね!

グループ化解除方法

では、続いてグループ化解除方法について説明します。

1. グループ化したい行(または列)を選択する

2. 「データ」タブの「アウトライン」にある「グループ化解除」をクリックする

これでグループ化が解除できました。

グループ化設定時とほとんど操作が同じなので、覚えやすいですね。

グループ化の便利な使い方

最後にグループ化設定後の便利な使い方についてご紹介します!

グループ化のいいところは、階層ごとにボタン一つで表示/非表示をすることができる点にあります。

部単位、本部単位でグループ化した例を見てください。

グループ化した時に表示される「-」、「+」の上に1、2、3と数字がふってあると思います。

この番号をクリックするだけで設定された階層以外を非表示にして折りたたむことができます。

1をクリックした場合は、本部以外の情報が非表示になります。

2をクリックした場合は、部署の詳細のみ非表示になります。

3をクリックした場合は、全て表示されます。

このように、見たい方法によって瞬時にデータを折りたたんで表示することができます。

まとめ

今回は、Excelの便利機能グループ化について使い方を説明しました!

グループ化を使いこなせば、表示/非表示を簡単に変えることができるので作業効率化にもつながりますよね。

単純作業にこそ、効率化・改善の余地あり!

ぜひ、使ってみてくださいね!

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Siro

ネコ好きフリーランスエンジニア。
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